Riconciliazione bancaria: a cosa serve
di Redazione
La gestione degli aspetti finanziari sta conoscendo importanti cambiamenti negli ultimi anni. Se da un lato si conferma di cruciale importanza per le aziende, dall’altro si trova al centro di significative innovazioni, in primo luogo tecnologiche.
Sono diversi, infatti, i software realizzati in maniera mirata proprio per la gestione dei pagamenti e interessano entrambe le direzioni del cash flow o flusso di cassa: in entrata e in uscita.
Tra le operazioni che sono diventate basilari per tutte le realtà imprenditoriali troviamo la cosiddetta riconciliazione bancaria. Essa altro non è che il controllo delle molteplici registrazioni contabili con i movimenti riportati all’interno dell’estratto conto.
Appare, quindi, molto utile sia per le PMI, ancora oggi le attività economiche più diffuse in Italia, sia per le multinazionali, nonché per quei professionisti, e sono in costante aumento, che si trovano a lavorare in autonomia, ovvero tramite partita IVA.
Come mai la predisposizione della riconciliazione bancaria risulta così interessante? Perché quando ben conseguita, ovvero sfruttando proprio gli sviluppi messi in campo dalla Digital Transformation, permette di dare un valore aggiunto in termini non solo finanziari, ma anche di produttività.
Consente, infatti, di avere sotto controllo in maniera ottimale e puntuale le finanze, la cui opportuna gestione rappresenta la base per qualsiasi business.
Riconciliazione bancaria: a cosa serve
La riconciliazione ha come funzione primaria la verifica dei diversi movimenti che trovano traccia all’interno dei conti bancari. Essi è necessario che risultino disposti anche all’interno della prima nota: un documento non obbligatorio ai fini normativi, funzionale alla formulazione del libro giornale (questo sì imprescindibile stando alle disposizioni del legislatore nazionale).
I movimenti che sono oggetto sia della prima nota che della riconciliazione bancaria interessano il pagamento di fatture F24, commissioni, addebiti RIPA, addebiti SEPA, interessi bancari, commissioni. Si trovano tracciati all’interno dell’estratto conto bancario, dove possono trovarsi sia elencati voce per voce sia tra loro accorpati.
Il motivo per cui la riconciliazione bancaria si rivela così utile sta nel fatto che assicura di rendere coincidenti i movimenti bancari con quanto trova traccia nella registrazione bancaria.
In questo modo garantisce l’attuazione di una verifica puntuale, costante e mirata delle finanze, con la conseguenza positiva di avere accesso a dati certi, inequivocabili, univoci.
Essi potranno poi essere condivisi tra le figure che ne hanno necessità nell’azienda, non solo amministrative ma anche manageriali, per le quali si riveleranno essenziali nei diversi processi di decision making.
Da tempo, come diceva il filosofo Francis Bacon già nel Cinquecento, la conoscenza è diventata potere. Quella che riguarda i dati finanziari lo è ancora di più, complice il forte impatto che presentano nelle singole imprese e nelle micro-economie loro interconnesse.
È obbligatoria per legge?
Lo abbiamo già accennato ma ci torniamo volentieri: la riconciliazione bancaria non è un documento la cui redazione risulta necessaria per adempiere a obblighi di tipo normativo. Come la prima nota, tuttavia, appare in un certo senso obbligatoria, ovvero per semplice buon senso.
Questo perché permette di avere una gestione più accurata delle finanze, se i dati che si riescono a ottenere risultano in grado di fotografare la situazione in essere dell’impresa.
Le operazioni di controllo andrebbero attuate preferibilmente predisponendo cadenze periodiche, ovvero mensili, trimestrali e annuali, sempre prima della chiusura del bilancio.
La definizione delle tempistiche dipende molto dalla quantità che ci si trova a confrontare e, di conseguenza, non necessariamente dal fatturato dell’azienda. Se, ad esempio, una start up lavora con tanti clienti ma presenta un netto mensile medio, si troverà ad aver più bisogno della riconciliazione bancaria di una realtà concorrente che guadagna le medesime cifre ma ha un numero inferiore di movimenti.
Pertanto, minori sono le informazioni da tenere sotto controllo, più veloci risultano le procedure (e viceversa). Con l’aumentare della complessità si rivela quanto mai necessario predisporre strumenti ad hoc di ultima generazione.
Chi si occupa in azienda della riconciliazione bancaria
La redazione della riconciliazione bancaria interessa generalmente l’addetto amministrativo, una figura che si trova solitamente all’interno delle aziende (ma può essere anche esterna) e che ha la responsabilità della contabilità generale.
Un ruolo che ha per sua natura un contatto costante con le figure dirigenziali e denota una centralità particolare tra le risorse umane. Quando messo nelle condizioni di lavorare al meglio, questo professionista si rivela non solo più produttivo, ma anche maggiormente affidabile.
Le procedure della riconciliazione bancaria possono essere attuate tramite l’adozione di tre opzioni principali: manualmente, tramite programmi word/excel, con software di gestione contabile predisposti ad hoc.
Le prime due soluzioni sono ancora oggi le più diffuse. Questo nonostante comportino il fatto di andare maggiormente incontro all’errore nonché a procedure più lente e macchinose. Richiedono un investimento minimo e perciò appaiono così utilizzate.
I moderni software gestionali, invece, necessitano sì di una somma iniziale da dedicare, ma presentano opportunità ulteriori per le aziende. Assicurano infatti di ottenere dati corretti e precisi, privi di inesattezze.
Per gli addetti alla contabilità rappresentano una scelta ottimale, dal momento che li mettono nelle condizioni di lavorare al top, specialmente nel momento in cui è loro richiesta la creazione di un format utile e cruciale come la riconciliazione bancaria.
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