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Software fatture elettroniche: tutto quello che devi sapere

Chi è obbligato a usare software fatture elettroniche? Come funziona la fatturazione online?

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 Chi è obbligato a usare software fatture elettroniche? Come funziona la fatturazione online? Quali sono i reali benefici di questa novità? Oggi ti aiutiamo ad affrontare questo cambiamento senza timori e difficoltà perché, come vedremo, i software per fatture elettroniche miglioreranno realmente la tua contabilità.

Cos’è la fattura elettronica?

La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture. Grazie ai software fatture elettroniche è stato possibile abbandonare i formati cartacei, i costi di stampa, di spedizione e di conservazione per far spazio ad un sistema immediato ed evoluto.

Parliamo di un flusso di dati in formato digitale che attraverso il linguaggio XML permette di finalizzare tutte le operazioni tipiche della fatturazione: emissione, invio, ricezione e archiviazione.

Che differenza c’è con il vecchio sistema?

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Per tanto tempo abbiamo compilato le fatture a penna, tramite macchina da scrivere e poi con i moderni PC tramite file testuali o fogli di calcolo in excel. Oggi il cambiamento riguarda semplicemente il passaggio da questi mezzi al software per fatture elettroniche che, a differenza dei metodi tradizionali, si occupa anche della conservazione.

Se prima delle fatture digitali dovevi conservare per 10 anni tutta la documentazione contabile oggi quest’onere spetta al software che in un apposito cloud conserverà tutti i tuoi documenti senza correre rischi di smarrimento o deperimento. Quindi la vera unica differenza tra vecchio e nuovo sistema riguarda l’azzeramento dell’uso della carta grazie al quale risparmi tempo, spazio e denaro.

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Come funziona la fatturazione elettronica?

Il viaggio della fattura elettronica inizia dal software con il quale la compili e la invii. Successivamente la fattura viene firmata digitalmente da chi la emette e viene inviata al destinatario attraverso il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Per legge questo è il passaggio obbligato della trasmissione durante il quale vengono effettuati controlli tecnici automatici dopo i quali la fattura viene recapitata a destinazione.

Non c’è davvero nulla di complicato. L’unica difficoltà, se così vogliamo chiamarla, riguarda l’abitudine a questo nuovo modo di fatturare per il quale ci vorrà certamente un po’ di pratica iniziale.

Perché passare ai software per fatture elettroniche?

I soggetti tenuti a utilizzare i software per fatture elettroniche oggi sono la maggior parte di quelli che effettuano transazioni economiche anche se ci sono alcune categorie, di fatto, escluse.

Tra queste rientrano gli operatori sanitari e le partite IVA agevolate e forfettarie anche se per queste ultime non c’è un preciso diniego all’utilizzo dei software per le fatture elettroniche e, a breve, per i regimi dei minimi e forfettari potrebbe diventare un obbligo. 

Questo significa che se rientri in questo regime e vuoi passare volontariamente alla fatturazione elettronica potrai farlo in qualsiasi momento. Ovviamente noi suggeriamo questa opzione perché, in ogni caso, entro il 2024 il passaggio alla fatturazione elettronica sarà definitivo per tutti e, quindi, prima ti adegui e prima beneficerai dei vantaggi che tutto questo ti offre.

Se hai dubbi o difficoltà troverai sempre assistenza sia dall’Agenzia delle Entrate che dal software che sceglierai di utilizzare, senza contare che potrai beneficiare di un raccordo diretto e costante con il tuo commercialista di fiducia.


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