Dal 1° gennaio 2024, tutti i lavoratori con Partita IVA sono obbligati ad emettere fatture elettroniche, a prescindere dal regime fiscale in cui operano. Questo obbligo si applica a professionisti e imprenditori, ad eccezione dei professionisti del settore sanitario, come medici e psicologi, almeno fino al 31 dicembre 2024.
Pertanto, è fondamentale scegliere con cura l’app per fatture o il software più adatto, che consenta di gestire il processo in maniera semplice ed efficiente, facilitando l’adempimento dei nuovi obblighi di legge.
1. Registrazione dei clienti
Per scegliere l’app per la gestione delle fatture, è importante considerare la gestione efficiente dei dati dei clienti, così da velocizzare il processo in caso di fatture successive. Le migliori app per fatture permettono anche di inserire nuovi clienti rapidamente, senza complicazioni.
Ci sono, ad esempio, soluzioni che offrono la possibilità di inquadrare il QR code del cliente. In questo modo, i campi relativi ai dati di fatturazione si compilano automaticamente, e l’anagrafica viene salvata immediatamente nella rubrica clienti.
2. Inserimento delle spese
Una buona app per fatturedovrebbe permettere di registrare le spese in modo rapido e semplice, anche in mobilità, senza dover attendere di rientrare in ufficio o accedere al computer.
Alcuni software per dispositivi mobili, permettono di tenere traccia degli acquisti ovunque ci si trovi: basta scattare una foto dello scontrino, inserire i dati necessari e il processo è completato in pochi secondi.
3. Creazione dei preventivi
Per migliorare l’efficienza nelle trattative commerciali, è consigliabile scegliere un’app per fatture che consenta di creare preventivi in modo rapido e semplice.
Durante una negoziazione con un potenziale cliente, infatti, poter preparare un preventivo immediato direttamente dallo smartphone o dal tablet rappresenta un grande vantaggio, per rispondere rapidamente alle esigenze del cliente e fornire una stima precisa dei costi in tempo reale.
4. Controllo delle scadenze
È preferibile scegliere un’app per fatture in grado di offrire un controllo completo e immediato su tutte le scadenze finanziarie. Un software efficace, infatti, dovrebbe fornire un riepilogo chiaro e dettagliato di crediti, debiti e tasse da pagare, consentendo di avere sempre sotto controllo la propria situazione economica, anche quando si è fuori dal proprio ufficio.
Accedendo al programma, si dovrebbe poter visualizzareun elenco completo di tutte le fatture inviate, da inviare o scadute, evitando di perdere di vista scadenze importanti. Questa funzionalità è utile in particolar modo per i professionisti e le piccole imprese che hanno bisogno di gestire molte scadenze contemporaneamente.
5. Gestione documenti
Un altro aspetto fondamentale nella scelta dell’app per fatture è la gestione dei documenti. Un programma efficiente, infatti, permette di trasformare rapidamente un preventivo in fattura, ordine o proforma. In questo modo, quando il cliente approva il preventivo, non è più necessario rientrare in ufficio per procedere con la pratica, risparmiando tempo e rendendo il lavoro più fluido.
Un’altra caratteristica utile è la possibilità di salvare i documenti in bozze. Se si sta preparando un preventivo dallo smartphone e si viene interrotti, ad esempio, da una telefonata, una buona app per fatture consente di salvare il lavoro in corso e riprenderlo successivamente senza perdere i dati inseriti.
